CUESTIONARIO N°1 SISTEMAS

  1. ¿QUÉ IMPORTANCIA TIENEN LOS MANUALES, HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALES PARA DOCUMENTAR UNA EMPRESA?

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicio o ambos, y la adopción de tecnología de a información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más. Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes. Es un hecho que los manuales representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar regular.

  1. ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN A DOCUMENTAR LOS PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN?
  • Resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido: Estableceremos para ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los clasificaremos y resaltaremos. Para algunos documentos la forma más conveniente de clasificación pasa por un índice, mientras que para otros es adecuada un ordenamiento por abecedario, entre otros.
  • Apoyar las decisiones administrativas: Cuando cumplimos con el primer punto de manera adecuada, las decisiones administrativas se nos facilitarán en gran medida. Se reducirán las dudas que casi siempre existen en un área de acciones fundamentales para la organización. La toma de decisiones sin que las mismas estén sustentadas en informaciones de archivo contrastadas, son generalmente un paso en falso en la gestión. Pero además, los documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de que éstas se hayan tomado.
  • Controlar y garantizar los procesos de la organización o empresa: Del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de decisiones, los documentos correctamente redactados y clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los procesos cotidianos o específicos de la empresa son los que aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que cumplir en este proceso.

 

  1. ¿QUÉ TIPOS DE COSTOS PODEMOS ASOCIAR A LOS MANUALES?, ¿CUÁL ES SU COMPORTAMIENTO A LO LARGO DEL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN?

Los costos asociados a la elaboración de los manuales son:

  • Personal que trabajara en la elaboración del manual
  • Tiempo que se dedicara en la elaboración del manual
  • Esfuerzo que se implantara.
  1. ¿CÓMO ESTÁN COMPUESTOS LOS COSTOS DEL DESARROLLO DE UN MANUAL?

Hay que tener en cuenta que documentar todos los procesos que ejecutamos en nuestra empresa es un trabajo que requiere una gran dosis de recursos. No sólo el personal que haga este trabajo, sino el tiempo que le tiene que dedicar el resto a esta labor.

Es imprescindible determinar la profundidad del estudio que vamos a realizar. No es lo mismo hacerlo a alto nivel (poco detalle de los procesos, sin llegar a una descripción minuciosa), que un análisis de bajo nivel, que requiere un mayor esfuerzo, al describir todas las tareas que se ejecutan, entradas, salidas,… con precisión.

Conviene establecer prioridades y dedicar más tiempo del estudio a aquellos procesos que aporten valor al cliente. Si nos centramos en procesos de soporte, es decir, aquellos que no aportan valor añadido al cliente, corremos el riesgo de perdernos por las ramas.

  1. ¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN LA ETAPA DEL MANTENIMIENTO DE LOS MANUALES?

La actualización y el mantenimiento de este mapa de procesos detallado. Cuando acabas un proyecto, tienes que volver a empezar porque los procesos ya han cambiado y no sirve lo que ya has realizado. Si el proyecto es muy extenso, si no se desarrolla con los recursos adecuados para ejecutarlo en un plazo razonable o si los procesos son muy cambiantes, estaremos todo el día documentando nuevos procesos o revisando los existentes.

Se deberán:

  • Recopilar de nuevo información de dichos procesos,
  • Revisar si los procesos ya definidos en el manual han cambiado
  • Si han cambiado actualizar el manual con los nuevos cambios
  • Mandarlo a que sea aprobado por el área encargado (ejemplo: Gerencia)
  1. CITE 3 EJEMPLOS DE MANUALES DE TÉCNICAS QUE PUEDAN SER CLASIFICADAS COMO TALES.

Un caso seria los manuales de sistemas contables que es un documento escrito en el cual se describen las políticas, funciones, normas y procedimientos para el desarrollo del trabajo contable dentro de la organización. Dentro de los cuales tenemos: sistemas de ventas sistemas de compras sistemas de cuentas por cobrar.

Manual de técnicas comerciales

Manual de técnicas de Investigación.

  1. DETALLE EL CONTENIDO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ¿QUÉ TIPO DE HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALES UTILIZAN EN ESTE TIPO DE MANUALES?

Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores.

En los manuales de organización no se acostumbra describir todos los cargos de la organización, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el nivel técnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos, para el sector público; departamentos, secciones y divisiones para el sector privado.

El manual de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando sus funciones principales de cada una de ellas. Esta manera de describir un puesto es poco frecuente además presenta el inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico. Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso.

Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de dependencia, así se sabe cuál unidad es subalterna a otra.

Otros manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente general. Las herramientas organizaciones que se utilizan son las siguientes:

  • El Diagrama de afinidad: implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por temas afines (semejantes o análogos)
  • El Diagrama de Relaciones es básicamente un método de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas originales más importantes que afectan a un problema en análisis
  • El Diagrama Matricial es un método para garantizar datos verbales con la finalidad de establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a través de relacionar diferentes factores o elementos de ciertos avances.
  • El Análisis Matricial de Variaciones es un método cuya finalidad es identificar y seleccionar causas potenciales para prevenir problemas o asegurar resultados de un proceso o sistema.
  • El Diagrama de Árbol es un método para definir los medios para lograr una meta u objetivo final (tema). Implica desarrollar un objetivo en una serie de medios en multietapas
  • La Gráfica de Proceso de Decisiones Programadas es un método de lógica que es utilizado para predecir el futuro, enfatizando en las situaciones no deseadas durante la realización de un evento, para diseñarlo y dirigirlo hacia un resultado deseable.
  • El Diagrama de Flechas es indispensable para proyecto de largo plazo, como empresas que se dedican a construir y desarrollo de nuevos productos así como preparación de eventos que requieren de varios participantes y ejecución de diversos trabajos.

 

  1. ¿QUÉ DEBEN INCLUIR UN MANUAL DE POLÍTICAS?, ¿CUÁL ES SU ÁMBITO DE APLICACIÓN?

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

  1. Índice: El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.
  • Objetivos del Manual
  • Alcance: Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.
  • Como usar el manual: Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.
  • Revisiones y recomendaciones: Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.
  1. Introducción: Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
  2. Organigrama: En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica.
  3. Declaraciones de Políticas: En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.

Su ámbito de aplicación se dan en: en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

  1. ¿CUÁL DEBE DE SER EL CONTENIDO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS?
  • IDENTIFICACIÓN: Este documento debe incorporar la siguiente información: Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.
  • ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
  • PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
  • OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
  • AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos sectoriales.
  • Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
  • POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.  Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
  • CONCEPTO (S). Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
  • PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
  • FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
  • DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
  • GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos.
  1. LOS MANUALES DE NOMAS Y PROCEDIMIENTOS DOCUMENTAN LOS PROCESOS QUE LLEVAN A CABO EN ALGÚN ÁREA ESPECÍFICA. ¿QUÉ CRITERIO DE CLASIFICACIÓN SE PUEDEN UTILIZAR PARA DOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES?

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran.

  1. ¿CUÁLES SON LOS MANUALES QUE SE PUEDEN ELABORAR EN EL ÁREA CONTABLE?
  • Sistemas de cuentas por cobrar
  • Sistemas de cuentas por pagar
  • Sistemas de inventarios.
  • Sistemas de ventas.
  • Sistemas de compras
  • Sistemas de efectivo propiedades, plantas y equipos.
  1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES?

El objetivo del presente manual es prescribir el tratamiento contable de cada una de las cuentas de importancia relativa que integran los estados financieros; así como la estructura de estos, garantizando el cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Normas Internacionales de Información Financiera.

  1. ¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE EL MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE?, ¿QUÉ DETALLA EL MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE?

Compila la información fundamental necesaria y exigida para la preparación de los registros contables y sus respectivos libros reglamentarios, así como la presentación de los informes financieros básicos, conforme con los principios de contabilidad generalmente aceptados y aplicables a las Cooperativas y sus organismos de integración.

Toda esta estructuración de cuentas y códigos contables además de servir de análisis y diagnóstico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones ordinarias de producción, financieras y comerciales de las Cooperativas, también les permitirá elaborar adecuadamente todos los balances económicos, a objeto de remitirlos a la Superintendencia Nacional de Cooperativas y Organismos de Integración.

  1. ¿QUÉ TIPO DE PROCEDIMIENTOS SE DEBEN INCLUIR EN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES?
  2. a) Título y código del procedimiento.
  3. b) Introducción: Explicación corta del procedimiento.
  4. c) Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
  5. d) Descripción del procedimiento.
  6. e) Objetivos del procedimiento.
  7. f) Normas aplicables al procedimiento.
  8. g) Requisitos, documentos y archivo.
  9. h) Descripción de la operación y sus participantes.
  10. i) Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.  
  11. j) Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
  12. k) Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
  13. l) Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
  14. m) Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
  1. ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ELEMENTOS DE UN SISTEMA CONTABLE?

Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos:

  • Hardware donde se procesa la información
  • Software propiamente dicho
  • Recursos humanos
  • Políticas y normas contables adoptadas por la entidad
  1. ¿CONSIDERA USTED QUE EL GRADO DE COMPLEJIDAD DE LAS OPERACIONES EN LAS EMPRESAS HA INFLUIDO EN EL PROCESAMIENTO DE LOS SISTEMAS MECANIZADOS?

Si ha influido porque conforme las empresas han crecido en tamaño, van a tener un gran volumen de operaciones (compras, ventas, alquileres, etc.) esto hace que estas organizaciones al ser más complejas se ven obligadas a llevar el registro de sus operaciones en un sistema mecanizado o computarizado.

Con este tipo de sistemas se va a tener una coordinación de todas las unidades integrantes y sus funciones se orientan esencialmente a captar, identificar, seleccionar, clasificar, almacena, procesar y proporcionar información en respuesta a las necesidades internas de la empresa como:

  • Recolección: Es la actividad de captación, análisis y evaluación de datos. Dentro de esta función se precisan datos a recolectar y las unidades encargadas.
  • Codificación: Es la asignación de un símbolo o clave a los datos recolectados, que permite identificar y ordenar rápidamente la información.
  • Transmisión: Es la circulación de datos de una unidad administrativa a otras, con el fin de que la información sea aprovechada por todos.
  • Almacenamiento: es la concentración de datos de un punto estratégico, como pudiera ser el archivo maestro, para facilitar a los usuarios el acceso a la información.
  • Procesamiento: Es la transformación y agrupamiento de los datos para producir información útil a la toma de decisiones.
  • Recuperación: Es la consulta y aprovechamiento de los datos e información en casos específicos.
  1. ¿CUÁLES SON LAS TAREAS QUE LLEVA A CABO UN SISTEMA CONTABLE?

Las principales tareas que lleva a cabo un sistema contable son:

  • Ingreso de datos
  • Validación de datos
  • Actualización de registros
  • Emisión de reportes
  1. EL CONTROL SOBRE EL INGRESO DE LOS DATOS ASEGURA QUE LA INFORMACIÓN GRAVADA, ESTÉ DE ACUERDO CON LOS PARÁMETROS NECESARIOS PARA EL PROCESAMIENTO. ¿CUÁLES SON LOS CONTROLES QUE SE PUEDAN LLEVAR ACABO SOBRE EL INGRESO DE LOS DATOS?

Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada comprobante tiene dos o más registros sean débitos o créditos.

  1. ¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE COMPROBANTES QUE PUEDEN PROCESARSE POR UN SISTEMA CONTABLE?

El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

  • Manuales: implica necesariamente que los registros realizados en él, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
  • Mecanizados: implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta magnética. La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con parámetros establecidos por el control de los datos. En esta fase se producen los listados de excepciones, que son reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia u obligación.

 

  1. ¿QUÉ INFORMACIÓN ES RELEVANTE PARA UN COMPROBANTE CONTABLE?
  • La fecha de operación: debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron las transacciones o registros.
  • Número: debe asignarse un número al documento, el cual deberá ser consecutivo para aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operación contable.
  1. ¿CONSIDERA USTED QUE LA POSIBILIDAD DE GRABAR UN COMPROBANTE SIN CUADRAR DÉBITOS Y CRÉDITOS SEA UNA FACILIDAD DE UN SISTEMA CONTABLE?

Solo aquellas cuentas definidas como de detalle pueden recibir registros correspondientes a detalle de operaciones, bien sean débitos o créditos, ya que los totales se irán acumulando en las cuentas de nivel superior previamente definidas, esto será realizado automáticamente por el sistema y no deberá requerir alguna instrucción adicional.

Según un movimiento sin referencia: se da cuando algún asiento no tiene la referencia del documento que se graba y para solucionarlo se deber verificar la referencia y grabarla en el documento y en el asiento del comprobante, ya que el no grabar referencias puede ocasionar que en muchos casos, movimientos débitos y créditos no se concilien automáticamente con el consiguiente aumento de partidas pendientes en cuentas del mayor.

  1. ENUMERE LAS VENTAJAS/ DESVENTAJAS QUE CONSIDERA SI LA INFORMACIÓN CONTABLE ES PROCESADA EN LOTES.
  • Ventajas:
  1. Permite compartir mejor los recursos de un ordenador entre muchos usuarios, al no competir por éstos de forma inmediata.
  2. Realiza el trabajo en el momento en el que los recursos del ordenador están menos ocupados, dando prioridad a tareas interactivas.
  3. Evita desaprovechar los recursos del ordenador sin necesidad de interacción y supervisión humanas continuas.
  4. En ordenadores caros o supercomputadores, ayuda a amortizar el coste manteniendo altos índices de utilización.
  • Desventajas:
  1. Una desventaja de la ejecución por lotes frente a la ejecución interactiva es que hay que conocer y planificar cuidadosamente la tarea a realizar. Al carecer de supervisión por parte del usuario, cualquier tipo de error puede producir resultados inútiles o, simplemente, inexistentes.

 

  1. DEFINA QUE ES UN COMPROBANTE DE DIARIO.

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación, y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.  A cada comprobante se le anexa los documentos y soportes que lo justifiquen.

  • Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
  • Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
  • Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
  • Utilidad:
  • Son una constancia de las operaciones realizadas.
  • Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
  • Conservación: Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento
  1. ¿QUÉ ES UN LISTADO DE EXCEPCIONES?

Son reportes en donde se detalla al usuario todos los datos para los cuales se tienen algún tipo de discrepancia u observación. Algunas de las excepciones más comunes de un procesos de validación contables son: error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no válida, cuenta de mayor no existe y movimiento sin referencia.

  1. ¿CUÁLES SON LAS FORMAS EN LAS CUALES PUEDE SER ACTUALIZADA LA INFORMACIÓN?

La actualización de información puede efectuarse de dos formas:  

  • Actualización interactiva, hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones.
  • Ecualización en lote, implica la validación previa de los datos y esta se realizar por lotes de registros, es decir, al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.
  1. ¿QUÉ REPORTES BÁSICOS DEBEN EMITIR UN SISTEMA CONTABLE?
  • Listado del código contable resumido
  • Listado de comprobantes resumido
  • Balance de comprobación resumido  
  • Análisis de movimientos resumido
  • Balance general
  • Listado del código contable detallado
  • Listado de comprobantes detallado
  • Balance de comprobación por niveles
  • Análisis de movimientos detallados
  • Estado de ganancias y pérdidas
  • Listado de comprobantes por rango
  • Estado de movimiento del efectivo
  1. ¿EN QUÉ CONSISTE LA OPCIÓN DE GENERADOR DE REPORTES?

Elaborar reportes de presentación de resultados en una pantalla y por escrito, a partir de información seleccionada de una base de datos de una manera organizada y estética, para facilitar su consulta.

Un reporte permite presentar la información de una base de datos de forma organizada y estética en una hoja impresa, esta información es extraída o calculada a partir de los datos almacenados en la tabla.

  1. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS DE FORMA QUE DEBEN CUBRIR LOS REPORTES FINANCIEROS DE UN SISTEMA CONTABLE?
  • Índices financieros: Otra opción que incluyen los programas de contabilidad es la opción de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de mayor a una determinada fecha. Algunos de los índices más comunes son:
  • Índice de solvencia
  • Prueba del acida
  • Rotación de cuentas por cobrar
  • Rotación de inventarios
  • Capital e trabajo
  • Margen de utilidad bruta
  • Rendimiento sobre la inversión
  • Días de venta en los inventarios
  • Rotación de cuentas por pagar
  • Días de gastos
  • Promedio diario de compras
  • Promedio diario de ventas
  • Gráficos: También una alternativa para un software contable, es la emisión de gráficos de barras, de líneas, de puntos y otros. Cabe destacar que en este caso, es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos, unidades de representación y periodo o periodos que abarcan.
  1. ¿QUÉ IMPORTANCIA TIENEN QUE LAS CUENTAS SE ENCUENTREN ADECUADAMENTE CLASIFICADAS EN UN SISTEMA CONTABLE?

Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:

  • Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de las operaciones o alguna operación específica.
  • Son la base para la elaboración de los estados financieros.
  • Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
  1. ¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE PROCESAR LA INFORMACIÓN EN LOTES O EN LÍNEAS?

Los Procesamiento por lotes es un procedimiento dentro del cual existen otros, lo más fácil para que te des cuenta es el sistema Batch de D.O.S que permite al solo hacer una llamada al programa resolver varios procedimientos llamando a distintos programas, es por lo general de característica secuencial.

Un procedimiento en línea es llamar a cada programa directamente para que este al momento se empiece a ejecutar.

Procesamiento en línea: A diferencia del procesamiento por lotes, el procesamiento en línea implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de inmediato en los archivos de la computadora. A este tipo de procesamiento se le conoce también como tiempo real. Las aplicaciones de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los datos contenidos en los archivos se modifican varias veces en el transcurso de un día y se consultan en forma casi inmediata con las modificaciones que se efectuaron.

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